Gestion des charges administratives
solutions de gestion administrative et commerciale
Au quotidien, j'accompagne des entrepreneurs et des indépendants sur des besoins liés à la gestion de leur activité et au fonctionnement administratif.
Il est impératif pour la bonne santé de l’entreprise de consacrer du temps à son business.
La gestion administrative doit être réalisée de façon méthodique pour traiter les nombreuses tâches avec rigueur.
Il faut souvent définir l’ordre de priorité des tâches et à aménager son emploi du temps en conséquence..
- Traitement du courrier (papier ou électronique)
- Classement, archivage, numérisation, photocopies
- Gestion de vos dossiers avec différents organismes
- Gestion du personnel, DPAE, visites médicales, des plannings, des relevés d’heures, formation, frappe de contrats, etc.
- Accueil / permanence téléphonique
- Gestion agenda
- Prise de rendez–vous, confirmation de rendez-vous
- Organisation de réunion
- Mise à jour de fichiers
- ...
La fin du mois, c’est également le moment de faire le point sur les courriers, mails purement administratifs et faire le point sur les démarches en cours. Mais c’est aussi le moment de classer les papiers du mois écoulé avec une méthode de classement et rangement efficace.
Vient ensuite la partie gestion pure, toute cette partie qui peut être chronophage et fastidieuse pour certains, et pourtant essentielle à la pérennité de votre entreprise.
C’est une étape importante qui va vous permettre de faire à la fin de chaque mois un bilan sur les actions que vous avez menées et d’en tirer des conclusions.
- Élaboration de devis factures et avoirs
- Rédaction et mise en page de contrat
- Suivi des règlements clients
- Relance des clients
- Suivi fournisseur, prestataires (demande de prix, contrôle des factures et règlements)
- Mise à jour de vos tableaux de bord
- Création de tableaux, statistiques graphiques
- Regroupement et pointage de vos pièces de vente, achat et Banque
- Classement de tous vos documents pour transmission
- Transmissions auprès de votre cabinet comptable
- Rester informé sur les obligations administratives et déclaratives
- ...
Pour rendre plus fluide et efficace cette gestion, il faut avoir de bons process et une certaine rigueur. Il faut se consacrer quelques heures par semaine et ainsi éviter de se retrouver sous une tonne de documents et démarches administratives à faire et de ne plus savoir par quoi commencer voire même d’en oublier.
En ayant une gestion administrative solide vous permet de voir rapidement ou vous en êtes dans votre business et de pouvoir ajuster à tout moment vos différentes actions.
